Fenwal Blood Technologies is één van ‘s werelds grootste leveranciers van producten en diensten aan de ‘bloodbanking’-industrie. Ze zijn reeds meer dan 50 jaar actief in de sector en bekleden een belangrijke positie door de continue innovatie die ze nastreven. Het bedrijf is internationaal aanwezig met meer dan 3500 werknemers, verspreid over de ganse wereld.

De Belgische afdeling, gesitueerd in Mont-Saint-Guibert, groepeert alle backoffice – en coördinatiefaciliteiten voor de ganse EMEA-regio. Aan het woord is Luc De Groot, finance director EMEA bij Fenwal.

“Oorspronkelijk was Fenwal een departement dat tot de groep Baxter behoorde. Die samenwerking werd stopgezet en op 1 maart 2007 waren wij operationeel onder onze eigen naam. De stand-alone diende de backoffice snel opgezet en georganiseerd te worden.” Hiervoor deed Fenwal beroep op een externe partner wat concreet betekende dat de facturatie, customer service en credit control werd geoutsourced naar het buitenland.

“Dit bleek jammer genoeg geen goede oplossing te zijn. Opstart problemen met het ERP-programma, essentiële data zoals prijzen, btw-nummers, ... werden verkeerd doorgegeven, ...”

Na enkele maanden besliste Fenwal om customer service en credit collections weer in huis te nemen met de hulp van een ervaren partner.

“We hebben dan 2 bedrijven gescreend waar Triple A Solutions als beste is uitgekomen.”

Na een eerste kennismaking werd al snel duidelijk waar de werkpunten lagen:
 

• Het opzetten en operationeel maken van een collection-team.
• Bijwerken en actualiseren van de masterdata en customer statements.

Dankzij Triple A Solutions kon het project op korte termijn worden opgestart.

“We kregen een team van 5 medewerkers, allen ervaren credit professionals die op een diplomatische, gestructureerde manier tewerk gingen, en bovenal resultaten behaalden!”

Initieel werd er vooral gewerkt op Collections, wat de cashpositie van het bedrijf verbeterde. Tevens moest er een structuur worden opgezet. Tot dan toe was deze niet aanwezig en maakte credit Management geen deel uit van de dagelijkse operationele aansturing.

“Maar Fenwal nam net heel de afdeling terug in huis zodat we kort op de bal konden blijven spelen! Credit Management moest dus geïntegreerd worden in het dagelijks management, en daar waren procedures en rapportering voor nodig. De structuur werd opgezet en geïmplementeerd door Triple A Solutions.”

Naast het innen van openstaande bedragen op een snelle en doordachte manier, was het ook belangrijk om heel oude credit dossiers opnieuw onder de loep te nemen.

“Bij het terug in huis halen van de customer service en credit collections zijn er een aantal fouten naar boven gekomen. Doordat sommige klanten niet systematisch gecontacteerd werden, zijn vele van deze problemen naar boven gekomen, en deze moesten uiteraard vlug opgelost worden.“

Onder leiding van Triple A Solutions werden er door de project manager een aantal procedures opgestart om op een efficiënte manier oude credit dossiers onder handen te nemen. Eerst werden alle problemen in kaart gebracht. Eenmaal Triple A Solutions daar zicht op had, kon het team beginnen met het oplossen van de dossiers en het innen van de bedragen.

“We zien een positieve evolutie in de samenwerking met Triple A Solutions. Het collection proces verloopt vlot, de structuur is uitgebouwd en ook de cleaning begint zijn vruchten af te werpen. Dat danken we aan een flexibel team van professionele medewerkers die op een efficiënte manier tewerk gaan.”