Fenwal Blood Technologies est un des plus grands fournisseurs du monde en ce qui concerne la livraison de produits et services à l’industrie des banques du sang. Cela fait plus de 50 ans qu’ils sont actifs dans le secteur et qu’ils occupent une position importante grâce à leur quête d’innovation continue. La société est internationalement présente avec plus de 3500 collaborateurs dans différents pays.

La division belge, située à Mont-Saint-Guibert, regroupe toutes les facilités back office et de coordination pour la région EMEA. Luc De Groot, Finance Director EMEA chez  Fenwal, témoigne:

“A l’origine, Fenwal était un département du groupe Baxter. Cette collaboration s’est terminée et le 1er mars 2008 nous étions opérationnels sous notre propre nom. Par cette obligation de faire cavalier seul,  il a fallu organiser le back-office rapidement.” Et voilà pourquoi Fenwal a fait appel à un partenaire externe, ce qui signifie que la facturation, le customer service et le credit control furent géré depuis l’étranger. “

Finalement ceci n’était pas la bonne solution. Les collaborateurs étaient dans l’impossibilité de travailler avec le système ERP, et des coordonnées primordiales, comme les prix et numéros de TVA, furent mal transférées...”

Après quelques mois, Fenwal décide de tout reprendre chez lui avec l’aide d’un partenaire expérimenté.
“Nous avons examiné 2 sociétés dont Triple A Solutions. Ce dernier s’est avéré meilleur.”
Après une première rencontre, les points d’action étaient précisément définis:

• Organiser et opérationnaliser une équipe “Collection”
• Retravailler et réactualiser les banques de données et les règles. 

Grâce à Triple A Solutions le projet a démarré dans les plus brefs délais.

“Une équipe de 5 collaborateurs a été mise en place par Triple A Solutions, tous des spécialistes en credit qui, de manière diplomatique et structurée obtenaient très rapidement de très bons résultats !”

Au début ils ont surtout travaillé sur le recouvrement des impayés, ce qui a rapidement eu comme effet une amélioration significative de la trésorerie de Fenwal. En même temps, une structure fut mise en place afin d’intégrer le Credit Management dans la direction journalière et opérationnelle.

“Mais Fenwal avait repris le département chez eux afin de saisir, à tout moment, la balle au bond ! le Credit Management devait être intégré dans le management journalier et pour ceci des procédures et rapportages furent nécessaires. La structure a été dessinée et implémentée par Triple A solutions.”

Mis à part le recouvrement de créances, il fut également important de reprendre sous la loupe de tous vieux dossiers en souffrance.

“En reprenant toute la procédure chez nous, des fautes sont montées à la surface. Pas mal de paiements n’étaient pas effectués du au fait que des fautes étaient reprises dans les factures et que les clients étaient toujours en attente d’une note de crédit. Ceci étaient des choses dont on n’était pas au courant mais qui devaient être résolues rapidement. “

Sous la direction de Triple A Solutions, leur Project Manager a démarré des procédures afin de reprendre les vieux dossiers de manière efficaces. En première instance, tous les problèmes sont mis en carte. Une fois que Triple A Solutions a disposé d’une vue globale sur les problèmes, l’équipe pouvait commencer à solutionner les problèmes dans les dossiers et recouvrir les créances.

“Nous voyons une évolution positive dans la collaboration avec Triple A Solutions. Le processus de recouvrement se déroule efficacement, la structure est mise en place et le travail de nettoyage commence à porter ses fruits. Tout ceci est possible grâce à l’équipe Triple A Solutions : des collaborateurs flexibles et professionnels qui travaillent de manière efficace.”